Verjährung von Forderungen: Wann verfällt eine Rechnung?

Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist läuft aber nicht ab Rechnungsdatum, sondern ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Forderung fällig wurde. Wer 2023 geliefert und abgerechnet hat, muss also bis zum Ablauf des 31. Dezember 2026 handeln.

Für viele Betriebe ist das jedes Jahr derselbe Engpass: Ende November fällt auf, dass ein Kunde aus dem vorletzten Jahr noch nie bezahlt hat. Dann bleiben wenige Wochen. Und die übliche Reaktion, noch eine Mahnung zu schicken, hält die Verjährung nicht auf.

Ein Hinweis vorab: Der Artikel erklärt die gesetzlichen Regeln und rechnet typische Fälle durch. Ob eine bestimmte Forderung noch durchsetzbar ist, hängt vom Vertrag und vom Verlauf ab. Bei größeren Beträgen oder knapper Frist lohnt der Gang zur Rechtsanwältin oder zum Rechtsanwalt.

Was Verjährung bedeutet

Eine verjährte Forderung ist nicht erloschen. Der Schuldner darf aber nach § 214 Abs. 1 BGB die Zahlung verweigern, und vor Gericht gewinnt er damit, sobald er sich darauf beruft. Von sich aus prüft das Gericht die Verjährung nicht.

Zahlt der Kunde trotzdem, etwa weil er die Frist nicht kennt, kann er das Geld nicht zurückverlangen (§ 214 Abs. 2 BGB). Eine Zahlungsaufforderung nach Fristablauf ist also erlaubt. Einklagen lässt sich die Forderung gegen den Willen des Schuldners dann aber nicht mehr.

Wann die Verjährungsfrist einer Rechnung beginnt

Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt die dreijährige Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger die Umstände und den Schuldner kennt. „Entstanden“ heißt bei Zahlungsansprüchen im Normalfall: fällig. Bei eigenen Rechnungen kennt der Betrieb seinen Kunden ohnehin, deshalb kommt es praktisch nur auf die Fälligkeit an.

Ob dafür eine Rechnung nötig ist, hängt von der Vertragsart ab. Beim Kauf ohne vereinbartes Zahlungsziel kann der Verkäufer die Zahlung sofort verlangen (§ 271 BGB). Eine spät geschriebene Rechnung schiebt die Frist dann nicht nach hinten. Am Bau ist es anders. Hier wird die Vergütung erst fällig, wenn abgenommen ist und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt (§ 650g Abs. 4 BGB).

Unabhängig von der Kenntnis gilt eine Obergrenze: Andere Ansprüche als Schadensersatz verjähren spätestens zehn Jahre nach ihrer Entstehung (§ 199 Abs. 4 BGB). Für Mängelansprüche des Käufers gelten eigene Fristen nach § 438 BGB. Hier geht es um die Gegenrichtung, also um das Geld, das der Betrieb bekommt.

Rechenbeispiele: Wann ist die Rechnung verjährt?

Die folgenden Fälle gehen von einem Geschäftskunden aus, der weder gezahlt noch widersprochen hat.

Die zweite Zeile zeigt einen Effekt, den viele unterschätzen. Ein Zahlungsziel, das über den Jahreswechsel reicht, verschiebt die Verjährung um ein ganzes Jahr. Die letzte Zeile zeigt einen Neubeginn, der taggenau läuft und nicht bis Silvester. Gerechnet ist nach den §§ 187 und 188 BGB.

Warum eine Mahnung die Frist nicht stoppt

Die hartnäckigste Fehlannahme lautet: Wer regelmäßig mahnt, hält die Forderung am Leben. Das stimmt nicht. Die IHK Region Stuttgart schreibt dazu ausdrücklich, dass Mahnschreiben die Verjährung weder hemmen noch unterbrechen. Eine Mahnung setzt den Kunden in Verzug (§ 286 BGB) und löst Verzugszinsen aus. Die Uhr der Verjährung läuft trotzdem weiter.

Dasselbe gilt für Inkassoschreiben und Telefonate, solange der Kunde nicht ernsthaft über die Forderung verhandelt oder sie anerkennt.

Was die Verjährung tatsächlich hemmt oder neu starten lässt

Das Gesetz kennt zwei Mechanismen. Bei einer Hemmung bleibt die Uhr stehen und läuft danach weiter; der Zeitraum wird nach § 209 BGB nicht mitgezählt. Beim Neubeginn startet die volle Frist von drei Jahren neu.

Gerichtlicher Mahnbescheid

Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Für Betriebe ist das meist der schnellste und günstigste Weg. Den Antrag stellt man über das Portal der Mahngerichte, online-mahnantrag.de. Die Gerichtsgebühr beträgt eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 Euro (Nr. 1100 KV GKG, Stand 10/2026 laut Zentralem Mahngericht Uelzen und Service-Portal Berlin).

Für knappe Fristen ist § 167 ZPO wichtig. Geht der Antrag vor Fristablauf bei Gericht ein und wird der Bescheid „demnächst“ zugestellt, wirkt die Hemmung schon ab Eingang. Für Forderungen, die 2023 fällig wurden, muss der Antrag also spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mahngericht sein. Damit die Zustellung nicht stockt, braucht es eine zustellfähige Anschrift und eine vollständige Bezeichnung der Forderung (§ 690 ZPO). Rechnungsnummer, Datum und Betrag sollten erkennbar sein, damit der Schuldner weiß, um welche Forderung es geht. Ist sie zu vage beschrieben, kann die Hemmung scheitern.

Die Hemmung ist nicht endlos. Sie endet sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Bleibt das Verfahren liegen, etwa nach einem Widerspruch, zählt die letzte Verfahrenshandlung (§ 204 Abs. 2 BGB). Ohne Widerspruch muss der Vollstreckungsbescheid binnen sechs Monaten nach Zustellung beantragt werden, sonst entfällt die Wirkung des Mahnbescheids (§ 701 ZPO).

Klage und andere gerichtliche Schritte

Eine Klage hemmt ebenso (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Sie ist sinnvoll, wenn der Kunde die Forderung erkennbar bestreitet. Ein Widerspruch gegen den Mahnbescheid ist dann zu erwarten, und der Weg über das Mahngericht wäre ein Umweg. Hemmend wirken nach derselben Vorschrift unter anderem auch die Anmeldung im Insolvenzverfahren und ein Güteantrag bei einer staatlich anerkannten Streitbeilegungsstelle.

Verhandlungen

Solange beide Seiten ernsthaft über die Forderung verhandeln, ist die Verjährung gehemmt (§ 203 BGB). Sie tritt dann frühestens drei Monate nach dem Ende der Verhandlungen ein. Ein Beispiel: Kunde und Betrieb streiten vom 1. Oktober 2026 bis zum 15. Februar 2027 über eine Rechnung aus 2023. Die Verjährung verschiebt sich um diese gut viereinhalb Monate, vom 31. Dezember 2026 auf etwa Mitte Mai 2027.

Das Problem liegt beim Beweis. Wann Verhandlungen begonnen und geendet haben, ist im Streitfall oft unklar. Deshalb: E-Mails sichern, Gesprächsnotizen mit Datum anlegen und sich nicht darauf verlassen, dass ein Telefonat als Verhandlung zählt.

Anerkenntnis des Kunden

Erkennt der Schuldner die Forderung an, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Das Gesetz nennt als Beispiele die Abschlagszahlung, die Zinszahlung und die Sicherheitsleistung. Auch eine Bitte um Ratenzahlung oder Stundung kann ein Anerkenntnis sein. Am sichersten ist eine schriftliche Bestätigung des Kunden mit Betrag und Rechnungsnummer.

Vereinbarung

Die Parteien können die Verjährung vertraglich verlängern, höchstens auf 30 Jahre ab dem gesetzlichen Beginn (§ 202 Abs. 2 BGB). Ein kurzer schriftlicher Verjährungsverzicht des Kunden, etwa „bis zum 31.12.2027“, ist eine einfache Lösung, wenn beide noch verhandeln wollen und keiner vor Gericht ziehen will.

Checkliste für den Jahresendlauf

Im November lohnt ein fester Termin für die Offene-Posten-Liste. So lässt sich die Liste abarbeiten:

1. Offene Posten nach Fälligkeitsjahr sortieren, nicht nach Rechnungsdatum.
2. Alle Posten mit Fälligkeit im vorvorletzten Jahr markieren (Ende 2026: Fälligkeit 2023).
3. Bei diesen Posten prüfen, ob es Teilzahlungen, Ratenbitten oder schriftliche Bestätigungen gab. Jedes Anerkenntnis startet eine neue, taggenaue Frist.
4. Bei Bauleistungen klären, wann abgenommen und wann die Schlussrechnung zugestellt wurde.
5. Kundenadresse aktuell prüfen, denn ohne zustellfähige Anschrift hilft kein Mahnbescheid.
6. Für unbestrittene Forderungen den Mahnbescheid beantragen, für bestrittene eine Klage über einen Anwalt vorbereiten.
7. Den Eingang des Antrags dokumentieren, beim Online-Antrag die Eingangsbestätigung speichern.

Verjährte Forderung: was noch geht

Ganz wertlos ist eine verjährte Forderung nicht. Der Betrieb darf weiter um Zahlung bitten, und eine freiwillige Zahlung darf er behalten. Bei einem Eigentumsvorbehalt kann er nach § 216 Abs. 2 BGB auch nach der Verjährung vom Vertrag zurücktreten und die Ware herausverlangen. Hat der Kunde selbst offene Gegenforderungen, ist eine Aufrechnung nach § 215 BGB noch möglich. Voraussetzung ist, dass sich beide Forderungen schon vor Ablauf der Frist gegenüberstanden.

Steuerlich wird eine Forderung, auf deren Verjährung sich der Kunde beruft, in der Regel uneinbringlich. Dann ist die bereits abgeführte Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zu berichtigen. Zahlt der Kunde später doch, wird erneut berichtigt. Den richtigen Zeitpunkt sollte der Betrieb mit der Steuerberatung abstimmen.

Häufige Fragen

Kann man nach zwei Jahren noch eine Rechnung stellen?

Ja, solange die Forderung nicht verjährt ist. Bei Kauf- und Dienstverträgen hilft das späte Schreiben aber nicht, weil die Frist schon mit der Fälligkeit läuft. Umsatzsteuerlich sind Unternehmer gegenüber anderen Unternehmen verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Muss eine Rechnung nach vier Jahren noch bezahlt werden?

Ist sie verjährt, darf der Kunde die Zahlung verweigern. Er muss sich aber ausdrücklich auf die Verjährung berufen. Zahlt er, ist das Geld beim Gläubiger.

Welches Datum zählt beim Mahnbescheid?

Der Eingang des Antrags beim Mahngericht, sofern der Bescheid danach zügig zugestellt wird (§ 167 ZPO). Verzögerungen, die der Antragsteller verursacht, etwa durch eine falsche Adresse, gehen zu seinen Lasten.

Fazit

Für die meisten Rechnungen gilt die Faustregel: drei Jahre ab Silvester des Fälligkeitsjahres. Ende 2026 sind das die Forderungen, die 2023 fällig wurden. Wer bis Anfang Dezember keine Zahlung und kein schriftliches Anerkenntnis hat, sollte den Mahnbescheid beantragen und nicht noch eine Mahnung schicken. Bei Bauleistungen, Teilzahlungen und laufenden Verhandlungen lohnt es sich, den Fristbeginn einzeln nachzurechnen.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz · § 195 BGB Regelmäßige Verjährungsfrist · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 199 BGB Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 203 BGB Hemmung bei Verhandlungen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 204 BGB Hemmung durch Rechtsverfolgung · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 212 BGB Neubeginn der Verjährung · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 214 BGB Wirkung der Verjährung · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 650g BGB Schlussrechnung · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 167 ZPO Rückwirkung der Zustellung · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 701 ZPO Wegfall der Wirkung des Mahnbescheids · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 690 ZPO Mahnantrag · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 17 UStG Änderung der Bemessungsgrundlage · Abruf 10/2026
• IHK Region Stuttgart · Verjährung von Ansprüchen · Abruf 10/2026
• Amtsgericht Uelzen, Zentrales Mahngericht · Gerichtskosten · Abruf 10/2026
• Land Berlin, Service-Portal · Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragen · Abruf 10/2026
• Mahngerichte der Länder · Online-Mahnantrag · Abruf 10/2026