Rubrik: 2 · Steuern & Buchhaltung
Von: Redaktion
Datum: 19. Oktober 2026
Umfang: 8 Min. Lesezeit

Betreff

USt-ID beantragen: Wer sie braucht und wie lange es dauert

Online-Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern, Zustellung per Post, rund eine Woche Bearbeitung: So kommt ein Betrieb an die USt-IdNr., woran Anträge hängen bleiben und welche Pflichten danach anfallen.

Lagerhalle mit Hochregalen voller Kartons, vorne in Folie gewickelte Paletten und ein unscharf vorbeifahrender gelber Gabelstapler — Foto: delphinmedia / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Eine USt-ID beantragen Betriebe kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), am schnellsten über das Online-Formular. Das Bundesportal der Verwaltung gibt als Bearbeitungsdauer eine Woche an, die Nummer kommt ausschließlich per Post.

Voraussetzung ist, dass das Finanzamt den Betrieb bereits umsatzsteuerlich führt und seine Daten an das BZSt übermittelt hat. Fehlt dieser Datensatz oder weicht die Adresse ab, scheitert der Antrag. An dieser Stelle verlieren die meisten Betriebe Zeit, nicht beim BZSt selbst.

Der Artikel beschreibt die allgemeine Rechtslage nach Umsatzsteuergesetz (UStG), Stand Oktober 2026. Ob eine Lieferung ins EU-Ausland steuerfrei ist oder eine Rechnung im Einzelfall stimmt, klärt die Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.

Wer braucht eine USt-IdNr.?

Rechtsgrundlage ist § 27a UStG: Das BZSt erteilt Unternehmern im Sinne des § 2 UStG auf Antrag eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine Pflicht, sie zu beantragen, steht dort nicht. Faktisch kommt aber kein Betrieb ohne sie aus, der mit Unternehmen in anderen EU-Staaten Geschäfte macht. Das gilt in beide Richtungen, für Verkauf und Einkauf.

Situation	USt-IdNr. nötig?	Grundlage
Ware an Firmenkunden in anderem EU-Staat	ja, eigene und die des Kunden	§ 6a, § 14a Abs. 3 UStG
Dienstleistung an Firma in anderem EU-Staat	ja, eigene und die des Kunden	§ 3a Abs. 2, § 14a Abs. 1 UStG
Einkauf von Werbung, Software, Beratung aus EU	ja, damit der Anbieter netto abrechnet	§ 3a Abs. 2, § 13b UStG
Wareneinkauf bei EU-Lieferanten	ja, für steuerfreien Bezug	§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG
nur Kunden und Lieferanten in Deutschland	nein, Steuernummer genügt	§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG

Die gültige ausländische USt-IdNr. des Abnehmers ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung. § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG verlangt, dass der Kunde sie gegenüber dem Lieferanten „verwendet“ hat. Ohne Nummer wird eine solche Lieferung mit deutscher Umsatzsteuer abgerechnet.

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Mediadaten

Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer erhalten eine USt-IdNr., denn sie sind Unternehmer im Sinne des § 2 UStG. Die Kleinunternehmerregelung gilt 2026 nach § 19 Abs. 1 UStG, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Pflicht zur Zusammenfassenden Meldung entfällt für sie (§ 18a Abs. 4 UStG).

Gebraucht wird die Nummer trotzdem häufig, etwa für Online-Werbung oder Software-Abos von Anbietern mit Sitz in Irland oder den Niederlanden. Bei solchen Leistungen schuldet der deutsche Unternehmer die Umsatzsteuer nach § 13b Abs. 5 UStG selbst, auch als Kleinunternehmer. Er meldet sie in einer Umsatzsteuer-Voranmeldung an (§ 18 Abs. 4a UStG) und zahlt sie, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Damit der Anbieter so abrechnet, muss er erkennen, dass ein Unternehmer bestellt. Laut BZSt dient die USt-IdNr. genau diesem Nachweis.

Drei Wege zur Nummer

§ 27a Abs. 1 UStG verlangt einen schriftlichen Antrag mit Name, Anschrift und der Steuernummer, unter der der Betrieb umsatzsteuerlich geführt wird. Das BZSt bietet dafür drei Wege an.

Weg	Für wen	Benötigte Angaben	Rückmeldung
Online-Formular des BZSt	bestehende Betriebe	Finanzamt, Steuernummer, Rechtsform, Name bzw. Firma, PLZ, Ort	Status sofort, Nummer per Post
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung	bei der Anmeldung beim Finanzamt	Kreuz im Fragebogen	Nummer per Post vom BZSt
Brief oder Kontaktformular	alle	Name, Anschrift, Finanzamt, Steuernummer	Nummer per Post

Beim Online-Antrag vergleicht das BZSt die eingegebenen Daten automatisch mit dem Datensatz, den das Finanzamt nach § 27a Abs. 2 UStG übermittelt hat. Schon nach dem Absenden zeigt das Formular, ob die Prüfung durchgelaufen ist. Bei Einzelunternehmen werden Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum abgefragt, bei allen anderen Rechtsformen Firmenname, Postleitzahl und Ort des Sitzes.

Schritt für Schritt zum Online-Antrag

Letzten Steuerbescheid oder das Schreiben mit der Steuernummer bereitlegen.
Adresse und Firmennamen darauf mit den heutigen Daten vergleichen. Bei Abweichungen zuerst das Finanzamt informieren und warten, bis die Änderung übermittelt ist.
Online-Formular „Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten USt-IdNr.“ im Formular-Management-System des Bundes öffnen.
Zuständiges Finanzamt und Steuernummer genau so eintragen, wie sie im Bescheid stehen. Bei Organgesellschaften ist es die Körperschaftsteuernummer.
Rechtsform wählen und die passenden Namens- und Ortsangaben eintragen.
Absenden und die Statusmeldung sichern, etwa als PDF.
Den Brief des BZSt abwarten. Die Nummer gilt ab dem Datum des Bekanntgabebescheids.

Liegt dem BZSt eine Vollmacht vor, geht der Bescheid normalerweise an die Steuerkanzlei. Beim Online-Antrag landet der Brief dagegen immer beim Unternehmen selbst.

Wie lange dauert es?

Für einen bestehenden Betrieb mit sauberen Daten nennt das Bundesportal eine Bearbeitungsdauer von einer Woche, dazu kommt der Postweg. Per E-Mail, Telefon oder Chat teilt das BZSt die Nummer aus rechtlichen Gründen nicht mit. Wer sie dringend braucht, kann also nur früh beantragen.

Deutlich länger dauert es, wenn beim BZSt noch kein Datensatz liegt. Laut BZSt geht die Übermittlung durch das Finanzamt „in der Regel automatisch mit der Registrierung“ des Unternehmens. Das kann aber „einige Zeit“ dauern. Erst danach ist eine Vergabe möglich.

Ursache der Verzögerung	Was hilft
Finanzamt hat den Betrieb noch nicht übermittelt	beim Finanzamt nachfragen, Antrag danach wiederholen
Adresse oder Firmenname weicht ab	Änderung beim Finanzamt melden, das BZSt ändert nichts
falsche Steuernummer eingetragen	Nummer aus dem Bescheid übernehmen
Nummer wurde ungültig	beim Finanzamt die umsatzsteuerliche Erfassung klären
Bescheid verlegt	Online-Formular erneut nutzen, Kopie kommt per Post

Das Bundesportal formuliert den Zeitpunkt klar: Die Nummer muss bekannt gegeben sein, bevor ein Betrieb erstmals am Waren- und Dienstleistungsverkehr im Binnenmarkt teilnimmt. Steht der erste EU-Auftrag in vier Wochen an, gehört der Antrag in diese Woche.

USt-IdNr., Steuernummer und W-IdNr. auseinanderhalten

Seit November 2024 vergibt das BZSt stufenweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO, ohne Antrag. Viele Betriebe haben deshalb ein Schreiben mit einer Nummer, die mit „DE“ beginnt, im ELSTER-Postfach. Eine USt-IdNr. ist das nicht.

Nummer	Aufbau	Vergabe	Auf Rechnungen
Steuernummer	je nach Bundesland	Finanzamt	ja, oder USt-IdNr.
USt-IdNr.	DE und 9 Ziffern	BZSt auf Antrag	ja, Pflicht bei EU-Umsätzen
W-IdNr.	DE, 9 Ziffern, 5-stelliges Merkmal	BZSt ohne Antrag	nein

Laut BZSt ersetzt die W-IdNr. die USt-IdNr. derzeit nicht. Die Anforderungen an Rechnungen nach § 14 UStG erfüllt sie ebenfalls nicht. Wer schon eine W-IdNr. hat und später die USt-IdNr. beantragt, erhält dieselbe Ziffernfolge, nur ohne das Merkmal wie „-00001“. Als USt-IdNr. gilt sie aber erst ab dem Datum des Bekanntgabebescheids.

Für die Website gilt § 5 Abs. 1 Nr. 6 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG): Wer eine USt-IdNr. oder W-IdNr. besitzt, gibt sie im Impressum an.

Ein Betrieb bekommt übrigens nur eine USt-IdNr., auch wenn eine Person mehrere Gewerbe führt. Eine neue Steuernummer nach Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk ändert die USt-IdNr. ebenfalls nicht.

Pflichten nach der Vergabe

Mit der Nummer kommen Melde- und Prüfpflichten. Die drei folgenden betreffen fast jeden Betrieb mit EU-Kunden.

Rechnung: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen nach § 3a Abs. 2 UStG müssen die eigene USt-IdNr. und die des Kunden auf die Rechnung (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Ausstellen bis zum 15. Tag des Folgemonats.
Zusammenfassende Meldung: elektronisch an das BZSt bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (§ 18a UStG). Wer die Meldung nicht, falsch oder zu spät abgibt, riskiert nach § 26a Abs. 3 UStG ein Bußgeld bis 5.000 Euro.
Kundennummer prüfen: Über das Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG fragt das BZSt ab, ob die ausländische Nummer gültig ist. Die qualifizierte Abfrage prüft zusätzlich Name und Anschrift. Rückwirkende Abfragen sind nicht möglich, deshalb vor der Lieferung prüfen und das Ergebnis speichern.

Rechenbeispiel: Wann die ZM monatlich fällig wird

Für Warenlieferungen ist der Meldezeitraum grundsätzlich der Monat. Quartalsweise darf melden, wer im laufenden Quartal und in den vier Quartalen davor jeweils höchstens 50.000 Euro innergemeinschaftliche Lieferungen hatte (§ 18a Abs. 1 Satz 2 UStG).

Ein Großhändler liefert im Januar für 30.000 Euro und im Februar für 25.000 Euro netto an EU-Firmenkunden. Nach Februar stehen 30.000 + 25.000 = 55.000 Euro im Quartal, die Grenze ist im Februar überschritten. Nach § 18a Abs. 1 Satz 3 UStG ist bis zum 25. März eine ZM für Januar und Februar fällig. Ab März wird monatlich gemeldet, und weil die vier Vorquartale mitzählen, bleibt es mindestens für die folgenden vier Quartale dabei.

Häufige Fragen

Was kostet die USt-ID?

Nichts. Das BZSt erhebt weder für die Vergabe noch für das Bestätigungsverfahren Gebühren. Angebote, die gegen Entgelt eine USt-IdNr. „besorgen“, sind überflüssig.

Was tun, wenn noch keine USt-ID vorliegt?

Für Rechnungen im Inland reicht die Steuernummer nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG. Bei Lieferungen an EU-Firmenkunden fehlt ohne eigene Nummer die Angabe nach § 14a Abs. 3 UStG. Solche Aufträge sollten bis zum Eingang des Bescheids mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Wo steht die USt-ID, wenn der Brief weg ist?

Das BZSt schickt über dasselbe Online-Formular eine Kopie des ursprünglichen Vergabebescheids per Post. Die Nummer bleibt dabei unverändert.

Gilt die USt-ID auch für private Einkäufe?

Nein. Die Nummer ist nur für den unternehmerischen Bereich bestimmt. Wer privat einkauft, zahlt die ausländische Umsatzsteuer.

Fazit

Ein Betrieb mit Kunden oder Lieferanten im EU-Ausland beantragt die USt-IdNr. am besten online beim BZSt, und zwar mindestens zwei bis drei Wochen vor dem ersten grenzüberschreitenden Geschäft. Vorher lohnt der Blick in den letzten Steuerbescheid: Stimmen Name und Adresse dort nicht mit der Realität überein, wird zuerst das Finanzamt informiert. Ein Schreiben zur W-IdNr. im ELSTER-Postfach ersetzt den Antrag nicht. Nach der Vergabe gehören ZM-Fristen und die Prüfung der Kundennummern in den monatlichen Buchhaltungsablauf.

Quellen

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