Rubrik: 5 · Digitalisierung
Von: Redaktion
Datum: 12. Oktober 2026
Umfang: 10 Min. Lesezeit

Betreff

TSE-Kasse: Welche Pflichten gelten, was kostet sie?

Wer elektronisch kassiert, braucht eine zertifizierte TSE, muss die Kasse binnen eines Monats melden und bei der Kassen-Nachschau Daten liefern können. Mit Kostenrechnung, Prüfliste und dem Stand zur geplanten Kassenpflicht ab 2028.

Geöffnete Kassenschublade mit sortierten Euro-Scheinen zu 50, 20 und 10 Euro sowie Münzen in den Fächern rechts — Foto: planet_fox / Pixabay, Pixabay-Inhaltslizenz

Eine TSE-Kasse ist ein elektronisches Kassensystem, das jeden Vorgang über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) signiert. Pflicht ist das nach § 146a AO für jede elektronische Kasse, und eine Hardware-TSE kostet beim Hersteller Epson 257,04 Euro netto (Stand 10/2026) bei fünf Jahren Zertifikatslaufzeit.

Zur TSE kommen zwei weitere Pflichten: der Kassenbon für jeden Kunden und die Meldung der Kasse beim Finanzamt innerhalb eines Monats. Ob alles stimmt, prüft das Finanzamt bei einer Kassen-Nachschau ohne Vorankündigung. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es bis heute nicht. Die Bundesregierung will sie aber ab 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Umsatz einführen.

Alle Angaben in diesem Beitrag beziehen sich auf die Rechtslage im Oktober 2026. Bei Mängeln an der Kasse drohen Bußgeld und Steuernachforderungen, deshalb gehört die Kassenführung in die Abstimmung mit der Steuerberatung.

Für wen gilt die TSE-Pflicht?

Die Pflicht hängt nicht an Branche oder Umsatz, sondern am Gerät. Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es nach § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte TSE schützen. Welche Geräte gemeint sind, regelt § 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV): elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, seit 2024 auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.

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Mediadaten

Ausdrücklich ausgenommen sind nach § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV:

Waren- und Dienstleistungsautomaten,
Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker,
Parkscheinautomaten und Ladepunkte für Elektroautos,
Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte,
reine Buchhaltungsprogramme.

Tablet- und App-Kassen zählen dagegen mit, das Finanzamt Hessen nennt sie in seiner Liste meldepflichtiger Systeme ausdrücklich. Wer bar kassiert, aber gar keine elektronische Kasse nutzt, arbeitet mit einer offenen Ladenkasse. Für sie gilt keine TSE-Pflicht und keine Belegausgabepflicht, wohl aber die Pflicht zu vollständigen, täglichen Aufzeichnungen nach § 146 Abs. 1 AO.

Ist eine offene Ladenkasse 2026 noch erlaubt?

Ja. Nach geltendem Recht dürfen Betriebe zwischen offener Ladenkasse und elektronischer Kasse wählen. Wer Waren gegen Bargeld an viele unbekannte Kunden verkauft, muss bei der offenen Ladenkasse nicht jeden Verkauf einzeln aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Das tägliche Festhalten der Kasseneinnahmen und -ausgaben bleibt Pflicht, in der Praxis über einen Kassenbericht mit Zählung.

Ein Haken steht in Satz 4 derselben Vorschrift. Die Erleichterung entfällt, sobald der Betrieb eine elektronische Kasse verwendet. Ein Mischbetrieb, bei dem ein Teil der Umsätze elektronisch und ein Teil in der Schublade landet, führt deshalb zur Einzelaufzeichnungspflicht für alles.

Geplante Registrierkassenpflicht ab 2028 (Entwurf)

Das Bundeskabinett hat am 23.09.2026 den Entwurf des „Zweiten Kassengesetzes“ beschlossen. Laut Bundesfinanzministerium sieht er Folgendes vor, Stand Oktober 2026 und noch nicht vom Bundestag verabschiedet:

Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz,
Ausnahme für Betriebe mit Barumsätzen unter 12.000 Euro im Jahr, weitere Ausnahmen per Verordnung, etwa für Vertrauenskassen, die Direktvermarktung landwirtschaftlicher Betriebe sowie Wochen- und Jahrmärkte,
Ende der Papierbon-Pflicht zum 1. Januar 2028, an ihre Stelle tritt eine Pflicht, einen digitalen Beleg bereitzustellen; den zivilrechtlichen Anspruch der Kunden auf eine Papierquittung lässt das laut IHK Rhein-Neckar unberührt,
neues Bußgeld für fehlende Belegbereitstellung und für Betriebe, die trotz Kassenpflicht ohne TSE-Kasse arbeiten,
ein neuer Straftatbestand für Einsatz und Vertrieb von Manipulationssoftware für Kassen.

Das Ministerium beziffert die Zahl der offenen Ladenkassen auf rund 115.000. Wer heute mit Schublade und Kassenbericht arbeitet und über 100.000 Euro Umsatz liegt, sollte die Umstellung für 2027 einplanen. Gekauft werden muss nach heutigem Stand aber noch nichts, darauf weist auch die IHK Rhein-Neckar hin.

Was kostet eine TSE-Kasse?

Die TSE selbst gibt es in drei Bauformen. Das BMF-Schreiben vom 21.08.2020 nennt USB-Sticks und (micro)SD-Karten, fest in Drucker oder Kasse eingebaute Module sowie Netzwerk- und Cloud-Lösungen. Der Preis hängt an der Bauform, die Laufzeit am Zertifikat. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums darf eine TSE so lange genutzt werden, wie ihre BSI-Zertifizierung und ihre kryptografischen Zertifikate gültig sind.

Bauform	Kosten	Laufzeit	Steuerliche Behandlung
USB- oder SD-TSE	einmalig, z. B. 257,04 € netto (Epson, 10/2026)	5 Jahre ab Herstellung (Epson)	aktivieren, AfA über 3 Jahre
TSE fest eingebaut	im Gerätepreis enthalten oder Aufpreis	je nach Zertifikat	Anschaffungskosten des Geräts
Cloud-TSE	laufende Gebühr, meist über den Kassenanbieter	solange der Vertrag läuft	sofort Betriebsausgabe

Die steuerliche Spalte stammt aus dem BMF-Schreiben vom 21.08.2020. Eine USB- oder SD-TSE ist danach ein eigenes Wirtschaftsgut, aber nicht selbständig nutzbar. Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut oder Sammelposten scheiden deshalb aus, auch wenn der Preis unter 800 Euro liegt. Die Kosten für die Anbindung an die Kasse (Schnittstelle, DSFinV-K) gelten als Anschaffungsnebenkosten der TSE.

Ein Kostenpunkt fehlt in vielen Rechnungen: Eine Hardware-TSE altert mit. Läuft das Zertifikat ab, muss eine neue her. Beim Fünf-Jahres-Zertifikat fällt der Kauf also zweimal pro Jahrzehnt an, und die Kassendaten der alten TSE sind trotzdem weiter aufzubewahren.

Rechenbeispiel: Hardware-TSE oder Cloud-TSE?

Ein Café nutzt eine Kasse. Zur Wahl stehen eine USB-TSE und eine Cloud-TSE, die der Kassenanbieter monatlich abrechnet.

USB-TSE: 257,04 € netto Kaufpreis, Zertifikat 5 Jahre gleich 60 Monate.
Kosten je Monat: 257,04 € ÷ 60 Monate = 4,28 € netto.
Abschreibung: 257,04 € ÷ 3 Jahre = 85,68 € Betriebsausgabe pro Jahr in den ersten drei Jahren.
Schwelle: Kostet die Cloud-TSE mehr als 4,28 € netto im Monat, ist die Hardware über fünf Jahre billiger, solange kein Austausch vor Ablauf nötig wird.

Der reine Preisvergleich greift aber zu kurz. Eine Cloud-TSE braucht eine stabile Internetverbindung, eine USB-TSE kann verloren gehen oder ausfallen. Mehrere Kassen dürfen laut BMF-FAQ an eine gemeinsame TSE angebunden werden. Bei drei Kassen in einem Laden kann eine zentrale Lösung deshalb günstiger sein als drei Sticks. Den Ausschlag gibt meist, welche Bauform der eigene Kassenhersteller unterstützt.

Die Kasse selbst kommt hinzu. Die Preise reichen von der einfachen Registrierkasse bis zum Mietsystem mit Software-Abo und unterscheiden sich je nach Branche und Funktionsumfang stark. Wer vergleicht, sollte TSE, Einrichtung der Schnittstelle, Bondrucker und den DSFinV-K-Export im Angebot getrennt ausweisen lassen.

Kasse beim Finanzamt melden: Frist und Ablauf

Seit dem 01.01.2025 gilt die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Kassen, die ab dem 01.07.2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen wurden, sind innerhalb eines Monats zu melden. Für ältere Bestandskassen lief die Frist am 31.07.2025 ab, so das Finanzamt Hessen. Gemeldet wird elektronisch über das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“, per XML-Upload oder aus geeigneter Software.

Laut § 146a Abs. 4 AO gehören in die Meldung:

Name und Steuernummer,
Art der TSE und Art des Kassensystems,
Anzahl und Seriennummer der Kassen,
Anschaffungsdatum und gegebenenfalls Datum der Außerbetriebnahme.

Zwei Regeln sorgen in der Praxis für Fehler. Erstens gilt die „Bruttomethode“: Jede Meldung enthält immer alle Kassen einer Betriebsstätte, auch die unveränderten. Zweitens braucht jede Betriebsstätte eine eigene Meldung. Ein Bäcker mit drei Filialen gibt also drei Mitteilungen ab und wiederholt die betroffene, sobald eine Kasse dazukommt oder ausscheidet.

Ein TSE-Tausch nach Ablauf des Zertifikats muss dagegen nicht gemeldet werden. Laut BMF-FAQ gehören Kaufbeleg und Austauschdatum aber in die Verfahrensdokumentation.

Was muss auf dem Kassenbon stehen?

Wer elektronisch kassiert, muss nach § 146a Abs. 2 AO jedem Kunden einen Beleg ausstellen, und zwar direkt beim Kauf. Eine Bagatellgrenze gibt es nach den BMF-FAQ nicht, auch das Brötchen für 50 Cent bekommt einen Bon. Mit Zustimmung des Kunden darf der Beleg elektronisch ausgegeben werden. Annehmen muss der Kunde ihn nicht, aufbewahren muss der Betrieb nicht abgeholte Papierbons laut Anwendungserlass ebenfalls nicht.

Den Mindestinhalt regelt § 6 KassenSichV:

vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers,
Datum sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsende,
Menge und Art der Ware oder Leistung,
Transaktionsnummer,
Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz,
Seriennummer der Kasse und der TSE,
Prüfwert und Signaturzähler.

Die technischen Angaben dürfen auch in einem QR-Code stehen. Eine Befreiung von der Bonpflicht ist nach § 148 AO nur im Einzelfall und auf Antrag möglich. Die Kosten der Bonausgabe gelten laut Anwendungserlass ausdrücklich nicht als sachliche Härte.

Wenn die TSE ausfällt

Ein defekter Stick oder eine gestörte Cloud-Verbindung legt den Laden nicht still. Nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO (Nr. 1.14) darf die Kasse weiterlaufen, wenn nur die TSE ausfällt. Dann gilt:

Ausfallzeit und Grund dokumentieren, das darf auch die Kasse automatisch erledigen.
Weiter Belege ausgeben, der Ausfall muss darauf erkennbar sein, etwa durch fehlende Transaktionsnummer.
Datum und Uhrzeit liefert in dieser Zeit die Kasse statt der TSE.
Ursache unverzüglich beheben, bei Hardware also Ersatz-TSE beschaffen.

Fällt dagegen die ganze Kasse aus, entfällt laut Anwendungserlass auch die Belegausgabepflicht. Die Einnahmen müssen in dieser Zeit trotzdem aufgezeichnet werden, zum Beispiel auf einer handschriftlichen Liste.

Kassen-Nachschau: Was Prüfer verlangen dürfen

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist kein angekündigter Termin. Amtsträger dürfen während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorwarnung in die Geschäftsräume kommen und Kassenaufzeichnungen sowie den Einsatz der TSE prüfen. Wohnräume dürfen sie gegen den Willen des Inhabers nur zur Abwehr dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit betreten, ein Durchsuchungsrecht besteht nicht. Nach einem Merkblatt des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) können Prüfer vorher anonym einkaufen und beobachten, ob der Bon korrekt kommt und der Steuersatz stimmt, etwa 7 oder 19 Prozent beim Außer-Haus-Verkauf.

Beim eigentlichen Besuch weisen sich die Prüfer aus. Der ZDH empfiehlt, den Dienstausweis genau anzusehen und im Zweifel beim Finanzamt nachzufragen. Auf die Steuerberatung müssen die Prüfer nicht warten. Ist der Inhaber nicht da, müssen Mitarbeitende mitwirken, soweit sie Zugriff auf die Kasse haben.

Was geprüft wird	Grundlage	Was bereitliegen sollte
Kassendaten	§ 146b Abs. 2 AO	Export nach DSFinV-K, Datenträger
TSE-Einsatz	§ 146b Abs. 1 AO	TSE, Seriennummer, Zertifikatsablauf
Organisationsunterlagen	§ 146b Abs. 2 AO	Bedienungs- und Programmieranleitung, Änderungsprotokolle
Bargeldbestand	ZDH-Merkblatt	Kassensturz mit Zählprotokoll
offene Ladenkasse	ZDH-Merkblatt	Kassenberichte und Belege der Vortage

Die Kosten für den Datenexport trägt der Betrieb (§ 146b Abs. 2 Satz 3 AO). Nach den BMF-FAQ muss die Kasse die Daten nicht selbst exportieren können, es reicht, wenn die TSE entnommen und am PC ausgelesen wird. Das gilt auch für Cloud-Lösungen: Die Daten müssen bei Bedarf zeitnah verfügbar sein.

Findet der Prüfer Mängel, kann er nach § 146b Abs. 3 AO ohne Prüfungsanordnung direkt zur Außenprüfung übergehen. Endet die Nachschau ohne Beanstandung, wird der Betrieb laut ZDH trotzdem schriftlich informiert.

Prüfliste für den Ernstfall

Verfahrensdokumentation zur Kasse liegt griffbereit, mit Zugriffsrechten der Mitarbeitenden.
Mindestens eine Person pro Schicht kann den DSFinV-K-Export starten.
Meldung über ELSTER ist für jede Betriebsstätte aktuell.
Ablaufdatum des TSE-Zertifikats ist notiert, Ersatz rechtzeitig bestellt.
Steuerberatung ist telefonisch erreichbar, eine Telefonnummer hängt an der Kasse.

Bußgeld: Was droht ohne TSE?

Wer eine elektronische Kasse nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht durch eine TSE schützt, handelt nach § 379 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO ordnungswidrig. Die Geldbuße kann nach § 379 Abs. 6 AO bis zu 25.000 Euro betragen. Voraussetzung ist, dass dadurch Steuerverkürzungen möglich werden. Dieselbe Obergrenze gilt für Händler, die nicht konforme Kassen gewerbsmäßig bewerben oder verkaufen.

Das Bußgeld ist oft nicht der größte Posten. Gelten die Kassenaufzeichnungen als nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die betroffenen Steuern ändern. Für Kassendaten gilt außerdem eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Bücher und Aufzeichnungen (§ 147 Abs. 3 AO), Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren.

Häufige Fragen

Muss jede Kasse eine eigene TSE haben?

Nein. Laut BMF-FAQ dürfen mehrere Kassen an eine TSE angebunden werden, etwa über eine Netzwerk- oder Cloud-Lösung.

Wie lange hält eine TSE?

So lange BSI-Zertifizierung und kryptografische Zertifikate gültig sind. Bei der USB-TSE von Epson sind das fünf Jahre ab Herstellungsdatum, nicht ab Kauf. Ein lange gelagerter Stick hat also schon Laufzeit verbraucht.

Muss eine alte Kasse abgemeldet werden?

Ja, innerhalb eines Monats nach der endgültigen Außerbetriebnahme, über dasselbe ELSTER-Formular. Die Daten der alten Kasse bleiben aufbewahrungspflichtig.

Fazit

Für Betriebe mit elektronischer Kasse sind TSE, Bonpflicht und Meldung seit 2025 vollständig in Kraft, und das Finanzamt kann jederzeit unangemeldet prüfen. Eine Hardware-TSE kostet um 257 Euro netto und muss nach Ablauf des Zertifikats ersetzt werden. Der Ablauftermin gehört deshalb in den Kalender. Betriebe mit offener Ladenkasse und mehr als 100.000 Euro Umsatz sollten den Umstieg für 2027 einplanen, aber erst kaufen, wenn das Zweite Kassengesetz verabschiedet ist.

Quellen

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