Bewirtungsbeleg-Vorlage: Was das Finanzamt 2026 verlangt

Ein Bewirtungsbeleg nach Restaurantbesuch braucht nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur zwei eigene Angaben: den Anlass und die Teilnehmer. Dazu kommen die Unterschrift des Gastgebers und die maschinell erstellte Rechnung der Gaststätte; dann sind 70 Prozent der Kosten Betriebsausgabe und die Vorsteuer ist voll abziehbar.

Die Regeln dafür stehen im Gesetz, in R 4.10 der Einkommensteuer-Richtlinien und im BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Dieses Schreiben ersetzt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025 die Fassung vom 30. Juni 2021 und regelt vor allem, wie Kassenbon, E-Rechnung und digitaler Eigenbeleg zusammenpassen. Viele Vorlagen im Netz stammen noch aus der Zeit davor.

Ein Hinweis vorab: Die Formvorschriften sind streng. Fehlt eine Angabe oder ist der Kassenbon handschriftlich, streicht das Finanzamt bei einer Prüfung oft den gesamten Betrag statt der üblichen 30 Prozent. In Zweifelsfällen, etwa bei größeren Veranstaltungen, lohnt eine Rückfrage bei der Steuerberatung.

Vorlage: diese Felder gehören auf den Bewirtungsbeleg

Die folgende Vorlage lässt sich in jede Textverarbeitung oder Buchhaltungssoftware übernehmen. Pflicht sind bei einer Bewirtung in der Gaststätte die Felder für Anlass, Teilnehmer und Unterschrift. Ort, Tag und Betrag ergeben sich aus der beigefügten Rechnung, schaden aber auf dem Beleg nicht und erleichtern die Zuordnung.

Die Unterschrift verlangt das BMF unter Verweis auf das BFH-Urteil vom 15. Januar 1998 (IV R 81/96). Die Angaben müssen „zeitnah“ gemacht werden, also kurz nach dem Essen und nicht erst beim Jahresabschluss. Digital geht es ebenfalls: Nach Randnummer 19 des BMF-Schreibens reicht eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, sofern die Angaben danach nicht unbemerkt geändert werden können.

Anlass und Teilnehmer richtig formulieren

Der Anlass muss nach R 4.10 Abs. 9 EStR den Zusammenhang mit einem Geschäftsvorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ oder „Infogespräch“ reichen nicht, darauf weist die IHK Region Stuttgart hin. Besser ist etwa „Projektabschluss Relaunch Website Müller GmbH“ oder „Erstgespräch Lieferrahmenvertrag 2027“.

Teilnehmer werden grundsätzlich mit Namen genannt. Der Gastgeber selbst und mitessende Mitarbeitende gehören dazu, denn die 70-Prozent-Grenze gilt nach R 4.10 Abs. 6 EStR auch für ihren Anteil. Nur bei größeren Gruppen, etwa einer Betriebsbesichtigung, genügen die Zahl der Personen und eine Sammelbezeichnung wie „22 Mitglieder des Handwerkerverbands Kreis X“.

Was die Rechnung der Gaststätte zeigen muss

Der eigene Beleg ist nur die halbe Miete. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Hat die Gaststätte eine elektronische Kasse, erkennt das Finanzamt nach Randnummer 13 des BMF-Schreibens nur Belege an, die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind. Handschriftliche Quittungen sind dann vollständig vom Abzug ausgeschlossen.

Die Grenze von 250 Euro ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer, so steht es in § 33 UStDV. Bei der Leistungsbeschreibung genügt „Speisen und Getränke“ nicht; „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ akzeptiert das BMF dagegen (Randnummer 6). Das Datum der Bewirtung darf nicht per Hand oder Stempel ergänzt werden, der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht.

Bei Beträgen über 250 Euro darf die Gaststätte zunächst einen Kassenbon ausgeben und ihn später durch eine E-Rechnung berichtigen (Randnummer 13). Wer regelmäßig größere Runden einlädt, lässt die Rechnung gleich auf den Firmennamen ausstellen. Ohne Namen des Gastgebers fehlt sonst eine Pflichtangabe.

Fällt die TSE aus, darf die Kasse weiterlaufen. Ein Bon ohne Transaktionsnummer, auf dem der Ausfall erkennbar ist, wird nach Randnummer 15 grundsätzlich anerkannt. Bei Abrechnung per Überweisung nach einer geschlossenen Veranstaltung ersetzt der Zahlungsbeleg den Kassenbon (Randnummer 16).

Bewirtungskosten absetzen: Rechenbeispiel für 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Restaurant dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke bleiben bei 19 Prozent. Eine Bewirtungsrechnung hat deshalb fast immer zwei Steuersätze. Nach § 15 Abs. 1a UStG ist die Vorsteuer aus angemessenen, nachgewiesenen Bewirtungen trotzdem voll abziehbar, nur der Nettobetrag wird gekürzt.

Beispiel: Eine Geschäftsführerin lädt zwei Kunden und einen eigenen Projektleiter ein. Die Rechnung lautet auf 242,60 Euro, dazu kommen 20 Euro Trinkgeld, die der Kellner auf der Rechnung quittiert.

Die 72 Euro werden gebucht, bei der Gewinnermittlung aber wieder hinzugerechnet. Das Trinkgeld zählt nach R 4.10 Abs. 5 EStR zu den Bewirtungskosten und unterliegt deshalb ebenfalls der 70-Prozent-Grenze. Der Anteil des eigenen Projektleiters wird nicht herausgerechnet, weil der Anlass geschäftlich ist.

Ein Detail mit Folgen: Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Bewirtungskosten einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, in der Praxis auf einem eigenen Konto. Landen sie auf einem Sammelkonto wie „Reisekosten“, ist auch der 70-Prozent-Anteil verloren.

Wann 100 Prozent abziehbar sind und wann gar nichts

Die 70-Prozent-Regel gilt nur für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass. R 4.10 EStR grenzt mehrere Fälle ab, die anders behandelt werden.

Bei Speisen für die eigene Belegschaft gibt es eine lohnsteuerliche Grenze. Nach R 19.6 Abs. 2 LStR bleibt ein Essen während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, etwa einer langen Sitzung, bis zu einem Wert von 60 Euro je Person steuerfrei. Ob belegte Brötchen in einer Besprechung noch Aufmerksamkeit sind, hängt nach R 4.10 Abs. 5 EStR nicht vom Preis ab, sondern davon, ob die Bewirtung im geringen Umfang einer „üblichen Geste der Höflichkeit“ bleibt.

Für die betriebseigene Kantine erlaubt R 4.10 Abs. 6 EStR eine Vereinfachung: Statt die Kosten einzeln zu ermitteln, darf je Bewirtung pauschal 15 Euro angesetzt werden, einheitlich für das ganze Wirtschaftsjahr.

Digital statt Papier: so wird der Beleg anerkannt

Das BMF-Schreiben erlaubt einen vollständig digitalen Weg. Die Rechnung kommt als E-Rechnung, PDF oder als abfotografierter Bon in die Buchhaltung, der Eigenbeleg wird in einer App oder einem Formular erstellt. Nach Randnummer 22 müssen dabei folgende Punkte erfüllt sein:

1. Eigenbeleg zeitnah elektronisch erstellen oder die Angaben direkt auf der digitalen Rechnung ergänzen.
2. Den Zeitpunkt der Erstellung elektronisch festhalten lassen.
3. Den Beleg digital signieren oder genehmigen; auch dieser Zeitpunkt wird aufgezeichnet.
4. Eigenbeleg und Rechnung eindeutig verknüpfen, etwa über einen gegenseitigen Verweis, einen Index oder einen Barcode im Dokumentenmanagement.
5. Alles elektronisch und GoBD-konform aufbewahren und das Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschreiben.

Wird der Eigenbeleg auf Papier geführt und die Rechnung digital, muss die Zuordnung zwischen beiden Ablagen trotzdem jederzeit möglich sein (Randnummer 21). Lässt sich einer Rechnung kein Eigenbeleg zuordnen, versagt das Finanzamt den Abzug. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren.

Bewirtung im Ausland

Die Anforderungen gelten nach Randnummer 23 auch für Geschäftsessen im Ausland. Wird glaubhaft gemacht, dass dort keine maschinelle, detaillierte Rechnung zu bekommen war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung. Eine handschriftliche Rechnung wird nur anerkannt, wenn glaubhaft gemacht wird, dass es in dem Land keine Pflicht zu maschinellen Belegen gibt. Ein kurzer Vermerk dazu auf dem Eigenbeleg spart später Diskussionen.

Häufige Fragen

Muss das Trinkgeld auf den Bewirtungsbeleg?

Nur wenn es abgesetzt werden soll. Am sichersten ist der Ausweis auf dem Kassenbon. Steht es dort nicht, liegt die Nachweislast beim Gastgeber; laut BMF reicht dann eine Quittung des Empfängers auf der Rechnung.

Kann ein Bewirtungsbeleg nachträglich ausgestellt werden?

Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden, so verlangt es die Rechtsprechung seit dem BFH-Urteil III R 96/85. Ein Beleg, der Monate später bei der Jahresabschlussarbeit entsteht, ist angreifbar.

Wer unterschreibt den Beleg?

Der bewirtende Steuerpflichtige, also der Unternehmer selbst oder bei einer GmbH die Person, die im Auftrag der Firma eingeladen hat. Die Gäste unterschreiben nicht.

Gilt die Grenze von 250 Euro netto oder brutto?

Brutto. § 33 UStDV stellt auf den Gesamtbetrag der Rechnung ab, also einschließlich Umsatzsteuer. Trinkgeld, das nicht über die Kasse läuft, zählt nicht dazu.

Fazit

Für die meisten Geschäftsessen reichen drei Handgriffe: TSE-Bon verlangen, Anlass und Gäste konkret notieren, unterschreiben. Über 250 Euro muss der Firmenname auf der Rechnung stehen, ab 2026 sind dort zwei Steuersätze normal. Bewirtungskosten gehören auf ein eigenes Konto, sonst ist der Abzug weg. Wer Belege digital erfasst, sollte vorher prüfen, ob die Software Zeitstempel, Freigabe und Verknüpfung so abbildet, wie Randnummer 22 des BMF-Schreibens es verlangt.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz · § 4 EStG Gewinnbegriff im Allgemeinen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 15 UStG Vorsteuerabzug · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 12 UStG Steuersätze · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 33 UStDV Rechnungen über Kleinbeträge · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Finanzen · Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, BMF-Schreiben vom 19.11.2025 · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Finanzen · R 4.10 Abs. 5 EStR Bewirtung und Bewirtungsaufwendungen (EStH 2025) · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Finanzen · R 4.10 Abs. 6 und 7 EStR Betrieblicher und geschäftlicher Anlass (EStH 2025) · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Finanzen · R 4.10 Abs. 8 und 9 EStR Nachweis und Teilnehmer (EStH 2025) · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Finanzen · R 19.6 LStR Aufmerksamkeiten (LStH 2026) · Abruf 10/2026
• IHK Region Stuttgart · Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Bewirtungskosten · Abruf 10/2026
• Zentralverband des Deutschen Handwerks · Ermäßigter Umsatzsteuersatz für die Gastronomie ab 1.1.2026 · Abruf 10/2026